Ringkasan penjualan dari AI, siap dipakai untuk rapat?

Angka penjualannya benar, tetapi muncul peringatan

Saat menguji lapal, asisten AI ERP Sol IT, belum lama ini, kami mendapat jawaban penjualan Agustus sebesar 42.628.000 IDR. Angkanya sesuai dengan laporan laba rugi, tetapi jawaban itu ditandai belum terverifikasi.

Bagi pengguna, ini tentu membingungkan. Kami memperbaiki penanganan kasus tersebut, tanpa mengubah prinsipnya: jika dasar sebuah angka belum dapat dipastikan, hal itu perlu terlihat dalam jawaban.

Kasus ini mengingatkan kami pada satu hal. Mendapatkan angka dari AI berbeda dengan bisa mengandalkan angka itu untuk bekerja.

Setelah melihat penjualan, biasanya ada keputusan yang perlu diambil

Dalam bisnis ritel dan commerce, orang jarang membuka laporan penjualan hanya untuk tahu angkanya. Ada toko yang perlu dievaluasi, promo yang perlu diputuskan kelanjutannya, atau rencana operasional minggu depan yang harus disiapkan.

“Penjualan turun dibanding bulan lalu” baru awal pembicaraan. Apakah periode yang dibandingkan setara? Apakah data semua toko sudah masuk? Apakah yang dimaksud penjualan POS atau pendapatan yang sudah tercatat di pembukuan? Perbedaan dasar ini memengaruhi cara kita membaca hasilnya.

Memakai AI tidak menghilangkan pertanyaan tersebut. Kalau setiap jawaban masih harus ditelusuri ulang dari awal di Excel dan ERP, respons yang lebih cepat belum tentu banyak mengurangi pekerjaan.

Itulah yang kami perhatikan saat membangun asisten ini. Selain menjawab dengan jelas, asisten perlu membantu pengguna memahami apa yang masih harus diperiksa sebelum hasilnya dipakai.

Angka tetap mengacu pada ERP

LLM membantu memahami pertanyaan sehari-hari dan menjelaskan hasilnya. Namun, kami tidak menyerahkan pembuatan angka penjualan kepada model. Jawaban menggunakan hasil kueri ERP sebagai dasar.

Risiko kesalahan tetap ada. Saat menjelaskan hasil yang benar, model bisa keliru menyebut nominal atau periode. Karena itu, jawaban menyertakan status verifikasi angka dan peringatan jika ada angka yang belum dapat diverifikasi.

“Terverifikasi” berarti angka dalam jawaban sudah diperiksa berdasarkan hasil kueri yang mendukungnya. Bukan berarti seluruh data sumber pasti benar atau proses tutup buku sudah selesai. Kelengkapan pencatatan dan status tutup buku tetap perlu diperiksa oleh tim terkait.

Pada kasus 42.628.000 IDR tadi, angkanya benar, tetapi dasar pendukungnya belum cukup dikenali. Peringatan yang tidak perlu harus dikurangi. Di sisi lain, jawaban yang belum terkonfirmasi juga tidak boleh terlihat pasti. Keduanya penting agar asisten nyaman dipakai dalam pekerjaan sehari-hari.

Belum tercatat bukan berarti nol

Bayangkan saat meninjau kinerja bulan lalu pada awal bulan. Jika masih ada jurnal yang belum diposting, angka di layar belum tentu merupakan hasil akhir. Data yang belum tersedia berbeda dengan penjualan yang memang nol.

Asisten membedakan kondisi tersebut melalui status seperti “tidak ada jurnal yang diposting” atau “sebagian data tidak ada.” Tujuannya agar hasil yang belum lengkap tidak langsung dianggap sebagai total keseluruhan.

Sebelum mencari penyebab penurunan penjualan, tim biasanya memastikan datanya sudah cukup lengkap. Kebiasaan kerja ini tetap diperlukan saat membaca jawaban AI.

Tidak memiliki hak akses berbeda dengan tidak ada data

Jika permintaan berada di luar hak akses pengguna, asisten menghentikan kueri dan menjelaskan batasan tersebut.

Misalnya, kepala cabang meminta penjualan seluruh perusahaan, padahal hanya dapat mengakses cabangnya sendiri. Jika asisten menggantinya dengan penjualan cabang tanpa penjelasan, angka itu bisa disalahartikan sebagai total perusahaan.

Pengguna memang perlu bertanya kembali. Namun, menjelaskan batas akses lebih baik daripada diam-diam mengubah cakupan pertanyaan.

Jawaban perlu terhubung dengan laporan yang sudah digunakan

Saat perlu melihat rincian, pengguna sebaiknya bisa melanjutkan pemeriksaan di ERP. Karena itu, kartu hasil dapat menyediakan tautan seperti “buka di laporan laba rugi.”

Tidak semua hasil memiliki tautan. Tautan disediakan jika layar tujuan mendukung pemeriksaan angka dengan dasar yang sama. Jika yang bisa dibandingkan hanya totalnya, batasan itu juga dijelaskan.

Tujuannya bukan menggantikan laporan. Asisten membantu menemukan angka yang dibutuhkan lebih dulu, lalu pengguna dapat membuka laporan untuk menelusuri detailnya. Kami ingin asisten mengikuti alur kerja yang sudah berjalan.

Bahasa boleh berbeda, standar pemeriksaannya tetap sama

Dalam operasional di Indonesia, manajer yang meninjau laporan dalam bahasa Korea bisa bekerja bersama tim yang sehari-hari memakai bahasa Indonesia. Bahasa Inggris juga sering menjadi penghubung antartim.

Asisten menjawab sesuai bahasa pertanyaan, termasuk judul dan nama kolom pada kartu hasil. Asisten yang sama tersedia di Telegram, dengan hak akses dan standar verifikasi angka yang sama seperti di ERP.

Bahasa dan kanalnya dapat berbeda. Dasar untuk mempercayai jawabannya tetap perlu sama.

Keputusan bisnis tetap memerlukan konteks lapangan

Memastikan penjualan turun berbeda dengan menentukan tindakan berikutnya. Mungkin promo sudah berakhir, stok sempat kosong, atau ada perubahan operasional toko. Penanggung jawab tetap perlu menilai hasilnya bersama kondisi tersebut.

Label “terverifikasi” tidak menjamin ketepatan keputusan bisnis. Jawaban dengan peringatan perlu diperiksa lagi. Untuk keputusan penting, data sumber dan konteks operasional tetap diperlukan meskipun tidak ada peringatan.

Yang ingin kami kurangi adalah waktu untuk mencari dan memeriksa informasi sebelum keputusan dibuat. Kecepatan membantu, tetapi kepercayaan juga bergantung pada kejelasan dasar jawaban dan bagian yang masih perlu diperiksa.

Jika Anda sedang mempertimbangkan AI untuk data ERP atau POS, kami dapat membahasnya bersama di lapal. Kami mulai dari sistem yang sudah digunakan dan pekerjaan pemeriksaan yang berulang, lalu mencari bagian yang benar-benar bisa terbantu.