AI가 정리한 매출, 회의 자료에 써도 될까요

매출은 맞았는데, 확인되지 않았다는 경고가 나왔습니다

얼마 전 솔아이티의 ERP AI 어시스턴트 lapal을 테스트하다가 이런 일이 있었습니다. lapal이 답한 8월 매출은 42,628,000 IDR. 손익계산서와 일치했는데, 답변에는 확인되지 않은 숫자라는 경고가 붙었습니다.

숫자가 맞는데 경고가 나오면 쓰는 입장에서는 당연히 혼란스럽습니다. 저희도 이 부분을 개선했습니다. 다만 숫자의 근거를 충분히 확인하지 못했을 때 경고를 남기는 원칙은 유지했습니다.

이 사례를 보면서 다시 생각한 게 있습니다. AI가 매출을 알려주는 것과, 그 숫자를 업무에 믿고 쓰는 것은 다른 문제라는 점입니다.

현업에서는 답변 다음에 할 일이 있습니다

리테일이나 커머스에서 매출을 조회하는 건 숫자 자체가 궁금해서만은 아닙니다. 어느 매장이 부진한지 살펴보고, 프로모션을 더 이어갈지 판단하고, 다음 주 운영 계획을 잡기 위해서입니다.

이때 “지난달보다 매출이 줄었습니다”라는 답만으로는 부족합니다. 같은 기간을 비교했는지, 일부 매장 데이터가 빠진 건 아닌지, POS 매출인지 회계에 반영된 매출인지부터 알아야 합니다. 기준이 다르면 같은 ‘매출’이어도 해석이 달라집니다.

AI를 붙여도 이 문제는 그대로입니다. 답변은 빨라졌는데 담당자가 매번 엑셀과 ERP를 처음부터 다시 확인해야 한다면, 실제로 줄어든 업무는 많지 않을 수 있습니다.

저희가 ERP 어시스턴트를 만들면서 신경 쓴 것도 이 부분입니다. 말을 얼마나 자연스럽게 하는지뿐 아니라, 답변을 받은 사람이 무엇을 더 확인해야 하는지 알 수 있는가를 중요하게 봤습니다.

숫자의 기준은 기존 ERP에 두었습니다

LLM은 일상적인 질문을 이해하고 조회 결과를 설명하는 데 유용합니다. 하지만 매출 숫자까지 모델이 만들어내도록 맡기지는 않았습니다. 숫자는 ERP의 조회 결과를 기준으로 답하도록 했습니다.

그래도 오류 가능성이 없어지는 것은 아닙니다. 조회 결과가 맞더라도 AI가 설명하는 과정에서 기간이나 금액을 잘못 옮길 수 있습니다. 그래서 답변에는 숫자의 확인 상태를 함께 표시합니다. 확인되지 않은 숫자가 있으면 경고도 보여줍니다.

여기서 ‘확인됨’은 답변의 숫자가 조회 결과를 근거로 확인됐다는 뜻입니다. 원래 입력된 데이터까지 모두 정확하다거나, 마감이 끝났다는 보장은 아닙니다. 전표 입력과 마감 상태는 여전히 담당자의 확인이 필요합니다.

처음의 42,628,000 IDR도 숫자 자체보다는 근거를 충분히 확인하지 못한 사례였습니다. 이런 불필요한 경고는 줄여야 합니다. 동시에 확인하지 못한 내용을 확실한 답처럼 보여드려서도 안 됩니다. 두 가지를 함께 개선해 나가야 한다고 생각합니다.

아직 집계되지 않은 매출을 0으로 보면 곤란합니다

월초에 지난달 실적을 볼 때를 생각해 보겠습니다. 일부 전표가 아직 반영되지 않았다면, 화면에 보이는 금액을 곧바로 최종 실적으로 보기 어렵습니다. 데이터가 없는 것과 실제 매출이 0인 것은 구분해야 합니다.

어시스턴트도 이 차이를 안내하도록 했습니다. 결과에 ‘전기된 전표 없음’이나 ‘일부 자료 없음’ 같은 상태를 표시해, 숫자만 보고 전체 실적으로 받아들이지 않도록 돕습니다.

매출이 줄어든 이유를 찾기 전에 데이터가 충분히 들어왔는지부터 확인하는 것. 현업에서 익숙하게 해온 이 순서가 AI 답변에서도 필요하다고 봤습니다.

조회 권한이 없으면, 다른 숫자로 대신 답하지 않습니다

데이터가 없는 경우와 조회 권한이 없는 경우는 다르게 처리합니다. 권한이 없는 요청은 조회를 중단하고 안내합니다.

예를 들어 지점 담당자가 전사 매출을 물었는데 자기 지점만 볼 수 있다면, 지점 매출을 대신 보여주는 방식은 피했습니다. 질문한 사람은 그 숫자를 전사 매출로 받아들일 수 있기 때문입니다.

다시 질문해야 하는 번거로움은 있습니다. 그래도 업무에 쓰이는 숫자라면, 요청한 범위를 임의로 바꾸기보다 어디까지 조회할 수 있는지 먼저 알려드리는 편이 낫다고 판단했습니다.

기존 보고서와 함께 볼 수 있어야 합니다

답변을 읽다가 상세 내역이 궁금해지면 기존 ERP 화면으로 이어서 확인할 수 있어야 합니다. 결과 카드에 ‘손익계산서에서 보기’ 같은 링크를 제공하는 이유입니다.

다만 모든 결과에 링크가 붙지는 않습니다. 연결할 화면에서 같은 기준의 숫자를 확인할 수 있을 때 제공합니다. 합계만 비교할 수 있는 경우에는 그 한계도 표시합니다.

어시스턴트를 기존 보고서 대신 쓰시라는 뜻은 아닙니다. 필요한 숫자를 먼저 찾고, 더 살펴볼 부분은 보고서로 이어서 확인하는 방식입니다. 이미 쓰고 계신 업무 흐름 안에서 도움이 되는 쪽을 생각했습니다.

언어가 달라도 같은 업무를 이어갈 수 있도록 했습니다

인도네시아 현장에서는 한국어로 보고받는 관리자와 인도네시아어로 업무를 보는 담당자가 함께 일하는 경우가 많습니다. 영어를 공통 언어로 쓰기도 하고요.

어시스턴트는 질문한 언어에 맞춰 답변하고, 결과 카드의 제목과 항목명도 함께 보여줍니다. Telegram에서도 같은 어시스턴트를 이용할 수 있으며, ERP에서의 권한과 숫자 확인 기준을 동일하게 적용합니다.

채널이나 언어가 달라져도 업무상 확인해야 할 기준은 달라지지 않아야 한다고 봤습니다.

판단까지 대신한다고 말씀드리기는 어렵습니다

매출이 줄었다는 사실을 확인하는 것과, 그 원인을 파악해 다음 액션을 정하는 것은 별개입니다. 프로모션 종료의 영향인지, 재고가 부족했는지, 매장 운영에 변화가 있었는지는 담당자가 현장 상황과 함께 살펴봐야 합니다.

‘확인됨’ 표시가 이런 판단까지 보장하지는 않습니다. 경고가 있는 답변은 다시 확인해야 하고, 경고가 없더라도 중요한 의사결정에는 원자료와 업무 맥락을 함께 봐야 합니다.

저희가 줄이고 싶은 것은 그 판단에 도달하기 전까지 드는 조회와 확인의 수고입니다. 신뢰를 얻으려면 빠른 답변만으로는 부족합니다. 무엇을 근거로 답했는지, 어디에 추가 확인이 필요한지가 업무를 보는 분께 분명해야 합니다.

ERP·POS 데이터에 AI를 어떻게 적용할지 고민 중이시라면 lapal에서 함께 살펴보겠습니다. 지금 쓰시는 시스템과 반복해서 확인하는 업무를 기준으로, 실제로 도움이 될 부분부터 찾겠습니다.